GESTÃO EMPRESARIAL: Saiba diferenciar custos, despesas e gastos

Pode parecer, a princípio, que os conceitos tratam da mesma coisa, afinal tudo é dinheiro que saiu da empresa. Mas, não é bem assim: cada um desses nomes está representando uma conta diferente no balanço da empresa, e precisa estar distribuído e classificado em sua destinação correta.

Vamos entender melhor como isso funciona fazendo os lançamentos nas contas corretas e distribuindo os custos, as despesas e os gastos, você tem como saber exatamente o que está acontecendo com a lucratividade de sua empresa e pode ter uma gestão financeira muito mais definida, conhecendo mais a fundo a sua empresa e sabendo onde precisa melhorar o processo para que ela seja mais eficiente.

Etapas da gestão empresarial financeira

O que são os custos?

Todo o dinheiro que você precisa investir para que você tenha o seu produto pronto ou para prestar um serviço é considerado um custo: um valor necessário para iniciar ou continuar o movimento de sua atividade dentro da empresa. Esses custos são proporcionais à quantidade produzida, ou seja, quando você aumenta a produção, obrigatoriamente você terá que aumentar o custo.

Fazendo a distribuição correta dos valores relativos aos custos, você poderá chegar ao que se denomina “preço de custo” — o valor que foi usado para fabricar um produto ou para fazer um serviço. É sobre o valor dos custos que você poderá calcular o valor de venda, considerando sua margem de lucro operacional.

Entre os valores de custos de produtos ou serviços, podemos considerar os seguintes:

• Matérias-primas aplicadas;
• Fretes pagos sobre o transporte de materiais, matérias-primas e mercadorias para revenda;
• Salários de pessoal diretamente envolvido na produção, na venda ou nos serviços;
• Custos de estoque de produtos e insumos;
• Comissões sobre vendas;
• Encargos sociais (FGTS e INSS) do pessoal envolvido na produção, na venda ou nos serviços;
• Impostos incidentes sobre as vendas (ICMS, PIS, COFINS, IPI, ISS);
• Taxas de boleto, de descontos ou de cartão de crédito.

O que são as despesas?

Como despesas, devemos considerar tudo aquilo que uma empresa precisa para manter o seu funcionamento, com as compras feitas tanto para a área comercial, administrativa, recursos humanos, marketing etc.

Precisamos diferenciar as despesas porque elas não mantêm ligação direta com os produtos, mercadorias ou serviços, embora sejam necessárias como suporte para a área de vendas, tendo influência direta na lucratividade da empresa.

As despesas devem ser divididas em dois grupos distintos:

• Despesas fixas, que englobam tudo o que não tem variação, independente do volume produzido pela empresa, como:
  • Gastos com a estrutura física;
  • Manutenção de mobiliário e equipamentos;
  • Salários administrativos etc.;
• Despesas variáveis, que são aquelas que variam conforme mude o volume produzido ou vendido pela empresa, como:
  • Horas extras, quando houver;
  • A comissão de vendedores, entre outras.

Dependendo da necessidade, é possível também incluir despesas semifixas ou semivariáveis, como o valor de energia elétrica, que tem um valor mínimo fixo e uma variação exigida pela produção. Assim, a energia utilizada na área administrativa pode ser considerada fixa, enquanto que a da produção é variável e, nesse caso, a energia da administração é lançada como despesa, enquanto que a utilizada pela produção é lançada como custo direto de produção.

Considere as despesas a seguir e procure entender porque cada uma delas tem sua própria classificação:

• Despesas fixas:
  • Pró-labore;
  • Salários administrativos;
  • Material de escritório;
  • Aluguéis.
• Despesas variáveis:
  • Salários de vendedores;
  • Conta de telefone, energia elétrica e água;
  • Tarifa bancária.

O que são os gastos?

Consideramos como gastos todos os valores que não estão previstos no orçamento da empresa, mas que precisamos investir para dar continuidade à produção. Os gastos são imprevisíveis e, na maior parte das vezes, não podem ser repassados para o preço do produto ou do serviço, e isso faz com que a empresa tenha que arcar com esses valores.

Como gastos, devemos considerar:

• Uma manutenção de peça com defeito;
• Uma substituição de componente de qualquer equipamento;
• A assistência técnica fora de hora e outras despesas semelhantes.

Essa classificação não deve ser vista como apenas uma formalidade. Na hora de analisar os relatórios de gestão financeira, esses gastos devem ser separados para que tenhamos uma ideia real da situação da empresa.

Um gasto pode acontecer num determinado período e não mais ocorrer durante o resto do ano e, se você o lançar como despesa, terá uma diferença brutal no resultado da empresa. Assim, se sua empresa teve um lucro menor num mês e você verificar que houve um gasto maior com manutenção de equipamento, saberá que aquele gasto foi casual, não sendo um custo frequente na empresa.

Como melhorar a gestão empresarial com a distribuição dos valores?

Com todos os valores devidamente distribuídos, você poderá:

• Identificar se seus custos de produção estão dentro da média;
• Verificar se as despesas estão acima do previsto;
• Analisar as informações mais detalhadamente, para saber que itens pode reduzir sem prejuízo da produção — o que significa aumentar a lucratividade.

Para uma gestão empresarial eficiente, você precisa ter as ferramentas certas, como um software de gestão, onde os valores são lançados diretamente em suas próprias contas, gerando os relatórios necessários para conhecer o resultado da empresa. Fazendo os lançamentos de entrada e de saída de valores, conferindo os valores de contas a pagar e receber e conhecendo o fluxo de caixa de sua empresa você terá meios de tomar decisões acertadas com relação aos rumos que pretende dar ao seu negócio.

Em cima dos relatórios, você também pode criar um planejamento estratégico para a empresa, sabendo onde e quando pode investir para aumentar a produtividade, onde deve aplicar novas tecnologias e como precisa agir para suplantar a concorrência.